En “Usted puede sanar su agencia”, como punto de partida para la iniciativa de transformación digital que permitiría a las agencias estar mejor preparadas para el futuro, propongo revisar además algunos conceptos de gestión que son muy básicos. En una actividad en la cual el sesenta-setenta por ciento de los costos operativos están destinados a sueldos, es decir gente, se esperaría que por un lado se desarrolle una gestión moderna y profesional de los recursos humanos. Y por otro, que se planifique, se emplee y se controle mejor a la fuerza de trabajo.
Ambas son asignaturas todavía pendientes en la mayoría de las agencias.
Hace algunos años era comprensible debido al escenario de alta rentabilidad que caracterizaba al negocio publicitario, pero en esta época de vacas flacas, no solamente no se justifica sino que es totalmente irracional y peligroso para el negocio.
Entiendo que es un cambio cultural importante, porque tradicionalmente las agencias se han venido gestionando en base a sensaciones, estimaciones y aproximaciones y no a datos, pero es hora de cambiar eso.
Comprensiblemente, hasta hace relativamente poco, implementar una herramienta de gestión requería de un proceso complejo, inversiones en hardware, licencias, consultoría y soporte que realmente no hacían las cosas fáciles, pero en los últimos años la oferta de herramientas de gestión en modo SAAS (Software As A Service) se ha venido ampliando y profesionalizando.
SAAS es un modelo de distribución de software o aplicaciones donde el soporte tecnológico y los datos se aloja en servidores en la nube, a los que se accede vía internet, con interfases web y mobile, pagando por el uso en base a la cantidad de usuarios y solamente durante el período que se requiera. Inclusive existen algunas que permiten contratos mensuales, lo que permite entrar y salir en cualquier momento. Tampoco importa dónde reside el proveedor, es un servicio que habitualmente se contrata a través del sitio web, con tarjeta de crédito o giro al exterior y está listo para usarse.
Esto tiene varias ventajas: permite una implementación más rápida; no requiere de infraestructura; no requiere soporte de tecnología en la compañía; acceder a las aplicaciones desde cualquier lugar, y sobre todo, reducir los gastos de capital y operativos.
Desde mi punto de vista, es un buen momento para repensar las estrategias y empezar a utilizar alguna de las opciones disponibles y que permitan una mejor planificación y control de los recursos en las agencias.
Estas dos palabras: planificación y control son esenciales para mejorar el empleo de la gente y de esta manera hacer la operación más rentable.
Existe una amplia variedad de herramientas que permiten las funciones de: gestión de proyectos, tareas, sub-tareas, costos, rentabilidad, documentos, pendientes, etc. Típicamente incluyen un panel de “conversaciones” que permite el intercambio de información, revisiones y aprobaciones dentro de la misma herramienta sin necesidad de utilizar el mail u otra mensajería. Otra característica muy valorada es la calidad de los reportes o tableros de gestión, que permiten un mejor seguimiento de los proyectos en base a indicadores de performance. Desde el punto de vista del diseño y la funcionalidad, se identifican más con los de las redes sociales, lo que las hace más intuitivas y ciertamente ayuda a su rápida adopción.
Entre las herramientas que estuve siguiendo, probando y evaluando se encuentran:
COR; Skills; Workbook; Runrun.it; Asana y Trello. Hay muchas más (Wrike, Redbooth, Wunderlist) porque el segmento de herramientas para gestión de proyectos ha ido creciendo ya que la demanda está impulsada por múltiples servicios profesionales (no solamente la publicidad) que demandan gerenciar proyectos de manera efectiva.
Entre las más tradicionales se encuentran Jira, Basecamp y Workfront, pero las encuentro extremadamente complejas y requieren de excesiva parametrización, configuración y gestión sobre la herramienta.
Entre las que apuntan al mercado de agencias de una manera más específica, se encuentan Workbook y COR.
COR, en particular la recomiendo especialmente porque es un desarrollo realizado en Argentina, empleando mano de obra local y con soporte en toda Latinoamérica. Pude ver una demo en detalle y cumple con lo que una agencia necesita hoy en día. Los costos están más adecuados a la realidad regional y además realizan un excelente soporte de consultoría inicial, que considero es una ventaja importantísima. Desde el punto de vista de la herramienta, tiene todo lo que se necesita para gestionar proyectos de manera eficiente y le han agregado la funcionalidad de carga de horas utilizando machine learning, lo que disminuye la resistencia de los usuarios, aumentando la calidad de los datos y optimizando el registro de tiempos. El foco de la herramienta está puesto en la rentabilidad de los proyectos y en la automatización de procesos, dos temas que las agencias necesitan implementar sin demoras.
Es hora de dejar de lado las excusas, el Excel que sirve para todo y apuntar a una mejora cualitativa de la calidad de los datos de gestión.
Elegir una herramienta que ayude en todo este proceso es el primer paso, por eso la barrera no está -aquí tampoco- afuera de las agencias, sino adentro, a la hora de tomar las decisiones. ©
